La base del control proviene del conocimiento del Presupuesto y de la forma en la que opera el negocio de la construcción es por ello que este documento es la base de mi metodología para la Administración de Proyectos. En la construcción, gestionar el Presupuesto de forma integral, es el principio que debemos aplicar. ¿Qué me llevó a realizar la afirmación anterior? La respuesta está en el aprendizaje que he obtenido de mis experiencias pasadas y de la observación de las problemáticas actuales en el sector lo cual me ha permitido construir una metodología para la administración de proyectos que te compartiré a continuación.

Las compañías constructoras tienen múltiples factores que no le permiten aprovechar las oportunidades para extraer la máxima rentabilidad de cada obra. Uno de los principales factores es que todo el proceso de producción se genera con mano de obra que se encarga de ejecutar y administrar la obra, a diferencia de otros sectores en donde se utilizan máquinas para fabricar el producto y otros como el de la comercialización en donde se puede automatizar una compra de algún producto o servicio, y donde desde la creación o adquisición del producto (en el caso de las comercializadoras) se puede establecer un porcentaje de utilidad en obras de construcción que permite la rentabilidad del negocio.

Otro de los factores es el proceso de compra de material, ya que existen compañías en las que no se compra nada sin que el director lo autorice, lo que provoca un cuello de botella porque las autorizaciones rebasan el tiempo de respuesta y puede ocasionar retrasos en el avance de la obra. Procesos de este tipo nos encontramos en varias empresas las cuales agregan más problemas a los que normalmente enfrentan las compañías en este sector y que obstaculizan su crecimiento. Por ello la metodología para la administración de proyectos que propongo plantea una alternativa de solución a estos dos problemas principales.

En la construcción el producto (obra) tiene un costo definido, pero si no tenemos los controles adecuados el producto terminado costará mas de lo previsto.

En la construcción no existe un proceso de producción automático, en este sector, el personal de campo (de obra) procesa manualmente todas las actividades que se ejecutarán en el proyecto, este personal, donde se incluyen técnicos, operadores, personal de albañilería, personal de supervisión, etc., es el encargado de construir el proyecto del cliente, mientras que el personal administrativo, el cual gestiona los recursos que solicita la obra, debe alinearse al proceso de construcción ya que las solicitudes de compra de insumos, pago de servicios, pago de nómina, entre otras actividades, se generan desde la supervisión del proyecto.

Por lo que la automatización de este negocio dependerá de la comunicación, el trabajo en equipo y el control de responsabilidades lo que permitirá organizar a la empresa enfocada a la administración y control de obra.

Desde mi perspectiva, planteada en la metodología para la administración de proyectos, la evolución del negocio enfocada en el control de obra dependerá de la evolución del personal que labora en la empresa a través del conocimiento, comunicación y la asignación de responsabilidades para la administración de la compañía.

A partir de mi metodología para la administración de proyectos, he descubierto que el crecimiento del negocio se fundamenta en la construcción de 3 aspectos principales:

1- El personal administrativo debe entender el negocio de la construcción.

Normalmente el personal de Compras, Tesorería y Contabilidad no entiende en dónde se encuentra la rentabilidad de la obra, por lo que sólo procesa información sin trabajar con objetivos que le permitan obtener mejores costos para mejorar el costo real de la obra. Toda la organización debe enfocar sus esfuerzos en administrar el proyecto.

2- El organigrama de la empresa es parte fundamental para el control de obra y la administración del negocio.

La estructura de la empresa debe establecer los controles que permitan la gestión de obra de forma adecuada, la prioridad es administrar y controlar el proyecto ya que ahí se encuentra la utilidad de la empresa.

3- Los procesos de cada departamento, enfocados al control de obra, establecerán las políticas de la empresa.

La cultura empresarial del negocio es única y distinta para cada negocio, encontrar los procesos que permitan establecer un orden para la realización de las actividades dentro del negocio nos permitirá trabajar de forma organizada.

En la medida en que los tres conceptos anteriores vayan tomando relevancia en el sector, se irán consolidando empresas que logren un crecimiento sostenido, que realicen obras con la supervisión y administración adecuada para ejecutar los proyectos en tiempo y costo, donde Dirección pueda obtener las ganancias que le permitan operar y reinvertir en el negocio para lograr su estabilidad.

Este es el escenario ideal para cualquier empresario del sector de la construcción, sin embargo, el entorno actual en donde la competencia es cada vez mayor, los proyectos cada vez más escasos y el aumento de precios en los insumos de las obras es constante, provocan la reducción de utilidad en obras de construcción, realidad con la que se enfrenta día a día el empresario.

Por ello, tener un plan en la ejecución y control del proyecto, unos objetivos técnicos y económicos claros y unos indicadores de obra que le permitan al director controlar los proyectos y administrar la empresa, es el reto con el que hay que trabajar.

La base de mi metodología para la Administración de Proyectos

En el afán de contribuir de forma positiva en el sector de la construcción, quiero compartir mi perspectiva del negocio, las lecciones aprendidas en la administración de proyectos y los indicadores de obra, que son parte de mi metodología de la administración de proyectos, que le permitirán a cualquier director o responsable de empresa dar un seguimiento adecuado a cada trabajo y tomar decisiones acertadas en beneficio de la rentabilidad del proyecto. Las experiencias de los proyectos actuales y de la resolución a necesidades en la operación de una empresa constructora será el enfoque que perseguiré en mis contenidos.

En esta ocasión quisiera compartir una idea que surgió de toda la experiencia adquirida en el sector y que se consolidó como la base de mí metodología para la Administración de Proyectos, mi máximo principio:

El presupuesto base de la administracion de proyectos

Con base en mi metodología para la administración de proyectos y aterrizándola a la realidad de cualquier empresario de este sector, afirmo que el presupuesto es el objetivo que debemos controlar y administrar.

Conocer, entender y analizar son las tareas que debe cumplir el personal de la compañía, para ello, vamos a establecer una serie de indicadores de obra,  los cuales he aplicado en mi metodología para la administración de proyectos, que permitan encontrar la información más importante de un proyecto, para que a través de esos datos se establezca un control en el proceso constructivo y administrativo.

La implementación de objetivos económicos que no sobrepasen los costos topes del presupuesto permitirá gestionar de manera eficiente la utilidad pronosticada del proyecto, considerando también que durante el proceso de construcción se ejecutarán conceptos extraordinarios y fuera de catálogo que deberán ser gestionados y conciliados con el cliente para que sean cobrados.

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Con mi metodología para la administración de proyectos, la visión que persigo con los datos más importantes del Presupuesto a través de los indicadores de obra es la siguiente:

Metodología para la administración de proyectos de construccion

1- Presupuesto de Venta

El Presupuesto de Venta o presupuesto del contrato de obra es el documento que nos indica el alcance de la ejecución del proyecto. Contiene los conceptos, volúmenes de obra, precios unitarios e importes que la empresa cobrará por los servicios, información muy importante que el equipo de Dirección y Administración debe analizar. Parte central de este análisis es conocer cuáles son los datos más significativos que permitan a la persona responsable negociar el proyecto sin necesidad de sacrificar la utilidad.

Normalmente sólo se entrega a Dirección el presupuesto del proyecto, un sólo documento que no contiene toda la visión del proyecto, por lo que será necesario realizar un análisis más profundo que nos permita conocer lo siguiente:

  • ¿Cuál es el margen de utilidad pronosticado del proyecto?
  • ¿Cuál es el costo tope de construcción?
  • ¿Cuáles son los conceptos más significativos del proyecto?
  • ¿Cuáles son los importes de los insumos más significativos?
  • ¿Cuál es el programa financiero del proyecto?
  • ¿Cuál es el programa de utilización de insumos del proyecto?

Para conocer esta información, mencionaré 7 conceptos que deberán analizarse en cada proyecto:

  1. Presupuesto de Venta
  2. Presupuesto a Costo Directo
  3. Conceptos más significativos
  4. Indicadores del Presupuesto a Costo directo
  5. Explosión de Insumos
  6. Programa de Obra
  7. Cálculo de Sobrecostos

2- Presupuesto de Obra

El Presupuesto de Obra es el presupuesto a costo directo del presupuesto de venta, con este catálogo de conceptos se deberá ejecutar el proyecto, ya que es la base del control de obra y administración.

A través de este documento se debe planear la ejecución de la obra, ya que contiene toda la información clave del proyecto. Los conceptos extraordinarios y fuera de catálogo deben ser gestionados con un buen control para que se puedan trasladar al cliente.

Para el control de obra nos basaremos en el siguiente proceso de administración:

  1. Planeación
  2. Programación
  3. Seguimiento y Control del Proyecto
  4. Cierre del proyecto

3- Presupuesto Real

Es el presupuesto final de la obra, el cual contiene todos los conceptos ejecutados del proyecto, está integrado por los costos reales del proyecto, por lo que podemos conocer el margen de utilidad en obras de construcción.

Se deben tener los 3 presupuestos para tener un control de los costos del proyecto y conocer las desviaciones en costos del proyecto. De esta manera tener un análisis que nos permita saber en dónde se gasto más y menos de lo previsto.

El Presupuesto Real debe contemplar los costos de indirectos de la obra, los gastos de supervisión son costos que al final nos afectan para sacar la rentabilidad del proyecto por lo que se deben administrar de forma integral.

Recapitulando…

Normalmente en el sector de la construcción, el Presupuesto sólo se utiliza en la primera fase para ganar la licitación o proyecto del cliente. Después de esto, solo aparece cuando se le debe facturar el anticipo o la estimación de la obra.

Aplicando la metodología para la Administración de proyectos que he planteado, la dirección de la empresa debe poner como regla fundamental “que el control de obra se realice a través del presupuesto del proyecto”, de esta manera se pueden establecer objetivos económicos y de ejecución que permitan el control de obra.

Algunas empresas llevan una gestión compleja del proyecto, conocer el avance físico de la obra o del costo realizado hasta el momento requiere de varios días de trabajo, y cuando se entrega el reporte solicitado la información ya no es confiable porque durante el proceso la obra siguió avanzando y los datos ya son distintos.

Simplemente el proceso para solicitar una requisición de material en el contexto actual en muchas compañías es a través de mensajes de WhatsApp, siendo este un proceso importante en la gestión de obra el cual se realiza sin ningún control.

Por ello, creo firmemente que el control de obra se debe realizar con todos los recursos que tiene la empresa. El capital humano es la maquinaria que mueve la empresa, por ello, debemos hacer que funcione como un motor donde cada uno haga una función enfocada a trabajar en equipo para controlar el proyecto. Para lograr que el capital sea el verdadero motor que impulse el cambio en la forma de operar el negocio, se debe aplicar una correcta metodología para la administración de proyectos, enfocada en aumentar el conocimiento, mejorar la comunicación, delegar responsabilidades sin perder el control y definir procesos que construyan una mejor cultura de trabajo en la empresa.

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Categorías: Costos

2 Comentarios

Fortino · septiembre 30, 2020 a las 2:57 am

Excelente artículo

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